Se trata de un documento de inicio de la ejecución de un proyecto en el cual, entre otros, se definen:

  1. El alcance, el tiempo y los costos a alto nivel.
  2. El análisis de los interesados.
  3. La estructura de gobernabilidad.
  4. El equipo responsable del proyecto.

El acta de constitución del proyecto brinda una visión preliminar de los papeles y responsabilidades de los principales involucrados y determina la autoridad del gerente del proyecto. Sirve como referencia para el futuro del proyecto y para comunicar su propósito a los diferentes interesados (stakeholders). La creación y la aprobación del acta por la Junta Directiva dan inicio formal al proyecto y asignan la autoridad para utilizar los recursos en las actividades del proyecto.

Este documento normalmente incluye:

  • Racionalidad y propósito del proyecto: la razón de ser del proyecto, es decir, lo que el proyecto busca cumplir y el problema que debe resolver.
  • Objetivos del proyecto: una breve descripción de los objetivos del proyecto y del impacto esperado.
  • Estrategia del proyecto:
    • breve descripción del modelo de intervención;
    • alcance (productos más importantes) y límites del alcance (lo que no producirá el proyecto);
    • cronograma resumido de hitos;
    • presupuesto resumido;
    • riesgos, supuestos y restricciones de alto nivel.
  • Estructura de gobernabilidad
  • Gerencia y equipo
  • Mecanismo de control de cambios y monitoreo

El Acta no es un documento que detalle exhaustivamente el proyecto, tampoco trata de reemplazar otros documentos de la fase de diseño y aprobación del proyecto. El contenido del Acta puede variar según el área de uso, las características y la complejidad del proyecto, y puede incluir componentes adicionales a los identificados anteriormente.

Con esta Acta se busca evitar malentendidos. Lo que no se escribe, lo que no figure en el Acta de Constitución del Proyecto da lugar a malentendidos durante toda la vida del Proyecto. Un mal lanzamiento del Acta de Constitución del Proyecto puede ser el comienzo de un proyecto desastroso. Se crea estrés entre el ordenante del proyecto y el responsable del proyecto. No hay un punto de partida para el proyecto que permita ajustar su marcha.

El acta de constitución del proyecto es una excelente herramienta para comunicar información sobre el proyecto a las partes internas y externas que participan en él, tales como: los socios del proyecto, los beneficiarios, los miembros del equipo, los grupos y departamentos participantes, así como otras personas u organizaciones consideradas interesados (stakeholders).

 

Plantilla de un Acta Constitutiva del Proyecto:

 

En los siguientes videos encontraras mas información:

 

Bibliografía:

  • Banco Interamericano de Desarrollo (BID) e Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES). GESTIÓN DE PROYECTOS DE DESARROLLO, Certificación Project Management Associate (PMA) para Organizaciones de la Sociedad Civil, Guía de aprendizaje – 2017
  • HMD PROJECT MANAGERS. (5/07/2017). Como hacer una Acta de Constitución del Proyecto. Recuperado de https://uv-mdap.com/blog/como-hacer-una-acta-de-constitucion/